コンペの雨天中止とキャンセル規定｜判断のタイミングとコースへの連絡

■ コース側の判断に従うケース

コースがクローズと判断した場合のみ中止とする、というのが最もシンプルで揉めにくい基準です。降水量や風速の基準はコースによって異なり、幹事が独自に判断するよりも公平性が高いとされています。

■ 幹事側で独自に判断するケース

「前日の天気予報で降水確率80%以上なら中止」のように、あらかじめ具体的な基準を決めておくと判断がぶれません。ただしコース側が営業していた場合にキャンセル料が発生するリスクがあるため、独自判断だけで完結させず、必ずコースへの確認と組み合わせるのが安全です。

■ キャンセル規定の確認

「前日◯時まで無料キャンセル可」「当日キャンセルはプレー代の◯割請求」など、コースごとに規定が異なります。予約時に必ず確認してください。天候不良によるキャンセルは、通常のキャンセルと異なる特別対応をしているコースもあります。

■ 延期の可否確認

コースによっては日程を変更しての振替に対応してくれる場合もあります。中止が決まった時点で確認してみる価値があります。振替可能な場合は、次の候補日をいくつか用意しておくとスムーズに調整できます。

■ 事前集金していない場合

会費は当日不徴収となるだけなので、精算の手間はほとんどありません。案内文の段階で「当日会場でのお支払い」としておくと、中止時の対応が簡単になります。

■ 事前集金していた場合

コースへのキャンセル料が発生しなければ全額返金、発生していればキャンセル料相当分を差し引いて返金するのが一般的です。振込での返金は手数料がかかることもあるため、次回開催時への繰越を選択肢として提示するのも一つの方法です。

■ 景品を既に発注していた場合

景品は中止後も使えるため、次回開催時に持ち越すのが現実的な対応です。生ものなど賞味期限のある食品ギフトを景品にしていた場合は、参加者への配布や幹事での消費を検討する必要があります。

■ ケース1：前日夜から警報級の大雨予報が出ていたケース

開催前日の夜に気象庁から大雨警報級の予報が出ていたため、幹事が前日20時の時点でコースに確認したところ、コース側も「明日は休場の可能性が高い」との回答があり、前日22時に中止を決定してLINEで参加者全員に連絡しました。早い段階で判断できたため、遠方から来る参加者の移動を無駄にせずに済みました。

■ ケース2：当日朝まで判断がつかなかったケース

前日までは曇り予報だったものの、当日早朝に急な雨雲が接近し、コースの最終判断が集合1時間前にずれ込んだケースです。幹事は事前にコースの緊急連絡先を控えておき、6時にコースへ電話確認、6時15分に開催決定の連絡をLINEグループへ送信して間に合わせました。

■ ケース3：幹事の独断で中止にしたところ実際は開催できたケース

幹事が天気予報だけを見て前日に独断で中止を決めたところ、実際はコース側が通常営業しており、キャンセル料（1人あたり3,000円程度）が発生してしまったケースです。この教訓から、天気予報だけで判断せず、必ずコース側の最終判断を確認することの重要性が分かります。