幹事を任されたはいいものの、何から手をつければいいのか分からないという相談はとても多いです。ゴルフコンペの幹事仕事は、コース予約・案内・組み合わせ・景品・当日の進行・精算という6つの塊に分かれていて、それぞれに適したタイミングがあります。このページでは2か月前から当日、翌日の後処理まで、やることを時系列で並べ、参加40人規模を例にした具体的な逆算スケジュールも紹介します。自分の準備がどの段階にいるか、この順番と照らし合わせて確認してください。
この記事でわかること
- 2か月前〜1か月前：コース確保と日程の骨組みを決める
- 1か月前〜3週間前：案内・会費・参加者募集
- 2週間前〜1週間前：景品の手配と組み合わせの仮決め
- 前日〜当日朝：最終確認と持ち物準備
- ラウンド中〜表彰式：進行と成績発表
- 翌日〜数日後：お礼連絡と精算、次回への引き継ぎ
2か月前〜1か月前：コース確保と日程の骨組みを決める
コンペの土台になるのがコースと日程です。人気のコースやシーズンの土日は数か月前から埋まることも珍しくないため、まずここを最優先で固めます。
- 1開催候補日を2〜3案出す（雨天予備日は基本的に設定しない代わりに、雨天中止時の扱いを決めておく）
- 2コンペプランがあるコース、またはコンペ利用の相談ができるコースに空き状況を確認する
- 3参加人数の見込みからスタート方式（アウトイン・ショットガンなど）とコンペルームの有無を確認する
- 4仮予約または本予約を入れ、キャンセル規定・人数変更の締切を必ず控えておく
- 5予約確定後、参加候補者に開催日だけでも早めに共有し、スケジュールを押さえてもらう
コース選びに迷ったら
コンペルームの広さ、昼食のセット有無、組数の上限などコース選びで確認すべき項目は多岐にわたります。特に土日祝や紅葉シーズンの11月は予約が集中しやすいため、候補日を複数用意しておくと予約が取りやすくなります。別記事にチェック項目をまとめています。
1か月前〜3週間前：案内・会費・参加者募集
日程とコースが固まったら、参加者への案内を出します。この段階で会費の内訳と締切日をはっきりさせておくと、後のキャンセル対応が楽になります。
■ 案内文の作成
日時・集合場所・会費・服装・持ち物・締切をまとめた案内文をLINEやメールで送ります。文面のテンプレートを使うと作成時間を短縮できます。
■ 会費の内訳決定
プレー代・パーティ代・景品代を合算し、端数を切り上げて1人あたりの会費を決めます。
■ 参加者リストの管理
氏名・連絡先・当日の緊急連絡先・レベル（自己申告のハンデや飛距離感）を一覧にしておくと、後の組み合わせ作業がスムーズです。表形式で管理し、返信があるたびに更新していくと締切直前の集計が楽になります。
2週間前〜1週間前：景品の手配と組み合わせの仮決め
参加人数がある程度固まってくるこの時期に、景品の発注と組み合わせの検討を進めます。特に景品は配送に日数がかかる場合があるため、早めの手配が安心です。
■ 景品の予算配分
優勝から参加賞まで、区分ごとの予算配分は先に決めておくと発注時に迷いません。例えば参加費に景品代として1人1,500円を組み込む場合、40人なら景品予算は6万円になり、優勝2万円・準優勝1万円・3位5,000円・ブービー3,000円・参加賞（40個×約600円）2万4,000円といった配分が一つの目安です。
- 1優勝〜参加賞まで、区分ごとに何を用意するか決める
- 2景品をまとめ買い、または個別に発注する（コンペ当日から逆算して1週間前には届くよう手配）
- 3参加者の最終人数をもとに組数を確定し、レベル・希望同組を考慮した組み合わせを仮決めする
- 4ドラコン・ニアピンホールを決め、計測方法（メジャー・目測など）を確認しておく
前日〜当日朝：最終確認と持ち物準備
前日はキャンセル対応と最終の組み合わせ確定、当日朝は受付・進行に必要な道具の準備が中心です。
- 1前日までに参加者の最終確定と、コースへの人数連絡を行う
- 2組み合わせ表・スコアカード・筆記用具・景品・受付名簿を用意する
- 3ドラコン・ニアピン用の目印やテープ、集計用の電卓やアプリを準備する
- 4当日朝は受付で会費徴収とスタート時間の案内を行う
持ち物は前日にまとめておく
当日の朝はバタバタしがちなので、スコア集計に使う筆記用具や景品運搬用の袋など、幹事特有の持ち物は前日のうちにひとまとめにしておくと安心です。
ラウンド中〜表彰式：進行と成績発表
ラウンド後はスコアの回収・集計・表彰式の進行が待っています。集計方式（新ペリア・グロスなど）は事前に参加者へ周知しておくとトラブルが起きにくくなります。
■ スコア回収
各組のスコアカードを回収し、記入漏れや合計ミスがないか確認します。最終組が上がってくるタイミングで回収漏れが起きやすいため、受付担当が「回収済みリスト」でチェックしておくと安心です。
■ 集計
新ペリアなどのハンデ計算を行い、ネット順位を確定します。9組・36人規模の場合、手計算だと1人3分としても100分以上かかりますが、ツールを使えば数分で終わります。
■ 表彰式の進行
開会挨拶・乾杯・食事・成績発表・閉会挨拶という流れが一般的です。進行台本を用意しておくと当日慌てません。
翌日〜数日後：お礼連絡と精算、次回への引き継ぎ
コンペが終わった後も、幹事の仕事は完全には終わりません。会費の精算とお礼連絡、そして次回幹事への引き継ぎまでが一連の流れです。
■ お礼連絡
参加者へお礼のメッセージを送り、当日の写真やスコア結果を共有すると好印象です。開催から2〜3日以内に送ると記憶が新しいうちに届きます。
■ 会費の精算
実際にかかった費用と集めた会費を照合し、余剰があれば返金、不足があれば次回への繰越などを検討します。端数の切り上げ分が数千円単位で余ることも多く、その扱いも事前に決めておくとよいでしょう。
■ 次回への引き継ぎ
良かった点・反省点をメモに残しておくと、自分が再度幹事をするときや、次の幹事への引き継ぎがスムーズになります。
具体例：参加40人・11月開催コンペの逆算スケジュール
実際の日付を当てはめると、時系列のイメージがつかみやすくなります。ここでは「参加40人・11月第2日曜日開催」を想定した逆算スケジュールを例に挙げます。
- 19月上旬（2か月前）：コンペプランのあるコースに空き状況を確認し、仮予約を入れる
- 29月下旬：本予約を確定し、キャンセル規定・人数変更の締切日を控える
- 310月上旬（1か月前）：LINE・メールで案内文を送付、参加締切を10月20日に設定
- 410月20日：参加締切。この時点での人数（例：38人・10組）をもとに組数を確定
- 510月25日（2週間前）：景品を発注（優勝〜参加賞まで区分ごとに手配）、組み合わせを仮決め
- 611月2日（1週間前）：景品到着を確認、当日の進行台本を作成
- 711月8日（前日）：最終の参加人数（欠席2人で36人・9組に確定）をコースへ連絡
- 811月9日（当日）：受付・スコア集計・表彰式・お礼の挨拶
- 911月10日〜12日（翌日〜数日後）：お礼連絡、会費の精算、反省点のメモ作成
人数変動を見込んだ余裕を持たせる
案内時点で40人でも、直前キャンセルで36人前後に減ることは珍しくありません。景品の発注数や組み合わせは、締切直後の人数をベースに確定させ、当日の微調整に備えておくと安心です。
コンペ会場探しは県別のページも活用する
コンペに向くゴルフ場は地域によって特徴が異なります。コンペプランのあるコースや組数の目安を県別に確認したい場合は、都道府県ごとのコンペ向きコース一覧も参考にしてください。
よくある質問
Q幹事は何から始めればいいですか？
Aまずはコースと日程の確保が最優先です。人気コースや土日は先に埋まりやすいため、2か月前を目安にコンペプランのあるコースへ空き状況を確認するところから始めてください。
Q案内はいつ出すのが目安ですか？
Aコースと日程が確定した直後、開催の1か月前後を目安に案内を出すと、参加者が予定を調整しやすくなります。締切日を明記しておくことも忘れないようにしましょう。
Q景品はいつまでに手配すればいいですか？
A配送や名入れに日数がかかる場合があるため、遅くとも開催の1週間前には発注を済ませておくと安心です。参加人数が固まる2週間前ごろから動き始めるのが現実的です。
Q幹事を1人で全部やるのは大変ですか？
A案内・景品・当日の進行など役割を分担できる場合は、複数人で分担すると負担が減ります。難しい場合も、この記事のような時系列リストに沿って早めに動けば、1人でも十分対応できます。
Q当日のスコア集計は手計算でも大丈夫ですか？
A18ホール分の新ペリア計算を全員分手計算すると時間がかかり、表彰式の開始が遅れる原因になります。人数が多い場合は幹事ツールなどを使って自動計算するほうが確実です。
Q参加人数が直前で変わったら、何をやり直せばいいですか？
Aまずコースへの最終人数連絡を最優先で行います。そのうえで、組み合わせ（3人組・4人組の組み直し）、景品の必要数（参加賞の過不足）、会費の再計算の順に見直すと対応漏れが起きにくくなります。
Q前回のコンペの反省点はどこにメモすればいいですか？
A案内文やスコアデータと一緒に、簡単なメモをテキストファイルやチャットの自分宛てメッセージに残しておくと、次回準備を始めるときにすぐ参照できます。次の幹事に引き継ぐ場合も、この記事の時系列リストと合わせて渡すとスムーズです。
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