ゴルフコンペ案内文テンプレート｜LINE・メール・社内向け例文と締切の書き方

■ 開催日時

集合時間とスタート時間の両方を書きます。集合時間はスタート時間の1時間前が目安です。例えば9時スタートなら8時集合、と両方を明記します。

■ 会場（コース名・住所）

正式なコース名と、初参加者向けにアクセス方法や駐車場情報も添えると親切です。カーナビでの検索用に住所も併記しておきましょう。

■ 会費と内訳

プレー代・パーティ代・景品代を含めた合計額を明記します。内訳まで書くと納得感が上がり、当日の会計トラブルも減ります。

■ 服装・持ち物

コースのドレスコード（襟付きシャツ必須など）や、必要な持ち物を簡潔に伝えます。初心者が混ざる場合はレンタル用品の有無も添えると親切です。

■ 参加締切

「◯月◯日までに返信」の形で、具体的な日付を書きます。

■ 集計方式

新ペリアかグロスかなど、当日のハンデ集計方式を先に伝えておくとトラブルを防げます。

■ 幹事の連絡先

当日連絡がつく電話番号やLINEを明記しておきます。道に迷った参加者や、遅刻連絡を受けるために必須の項目です。

■ 男女で会費が異なる場合

「会費：男性12,000円／女性8,000円（プレー代・パーティ代・景品代込み）」のように、区分ごとの金額を並べて明記します。理由（パーティ代の差など）を一言添えると納得感が上がります。

■ 初参加者に割引がある場合

「初参加の方は2,000円割引（10,000円）」のように、通常価格と割引後価格の両方を書きます。初参加者が誰か分かるように、案内文の送付段階で個別に伝えるとより丁寧です。

■ 幹事・進行役が会費免除の場合

社内コンペなどで幹事の会費を免除する場合、他の参加者に不公平感が出ないよう、あらかじめ「幹事は会社の予算枠から」など理由を明確にしておくと角が立ちません。

■ 「◯日以内」より「◯月◯日まで」

「1週間以内にご返信ください」よりも「10月10日（金）までにご返信ください」と具体的な日付で書くほうが伝わります。

■ 締切日の理由を添える

「コースへの人数連絡の都合上」のように理由を添えると、催促がしやすくなります。

■ リマインドを1回入れる

締切の3日前を目安に「まだ返信のない方はお早めに」とリマインドを送ると、返信率が上がります。

■ 締切と開催日の間隔を空けすぎない

締切を開催の3週間以上前に設定すると、参加者側の予定が確定しておらず返信が遅れがちです。開催の10日〜2週間前を目安にすると、返信率と準備期間のバランスが取りやすくなります。

■ 失敗例1：締切が「1週間前くらいまで」だった

「1週間前くらいまでにご返信ください」という案内で開催日から逆算した具体的な日付を書かなかったところ、参加者ごとに解釈がずれてしまい、開催の3日前まで返信が続き、コースへの最終人数連絡が遅れました。改善後は「10月20日（火）までにご返信ください」と具体的な日付に変更したところ、締切当日までにほぼ全員から返信が集まりました。

■ 失敗例2：会費に「当日実費」とだけ書いていた

会費欄に「当日実費」とだけ書いた案内では、参加者から「だいたいいくらですか」という個別の問い合わせが5件以上来てしまいました。改善後は「約12,000円（プレー代・パーティ代・景品代込み、当日会場でお集めします）」と目安の金額と内訳を明記したところ、問い合わせがゼロになりました。

■ 失敗例3：集計方式を当日いきなり説明した

案内文に集計方式を書かず、当日スタート前に「新ペリア方式で」と口頭説明したところ、初参加の2人が理解できないままラウンドし、成績発表後に「ルールが分からなかった」という感想が出ました。改善後は案内文に「集計：新ペリア方式（隠し12ホール、ハンデ上限36）」と一文を追加し、当日の説明もスムーズになりました。